Köln, 04.07.2023
Im Anschluss an unser Legal Update vom 01.02.2023¹ möchten wir über die weiteren Änderungen im Transparenzregister informieren. Diesmal ist der Auslöser nicht, dass es gesetzliche Veränderungen gab, sondern die mit Stand vom 05. Mai 2023 veröffentlichten Änderungen der FAQ des Bundesverwaltungsamtes (BVA)². Da diese die Rechtsmeinung des BVA widerspiegeln, sollten auch diese in der täglichen Arbeit betrachtet werden.
Die Änderungen betreffen diverse Bereiche und sind nachstehend jeweils abschließend dargestellt.³
1. Auch mittelbarer Immobilienbesitz führt zu Eintragungspflichten – gilt auch für ausländische Gesellschaften
Mit dem neuen Unterpunkt „Rechtseinheiten im Ausland (Immobilien-Fälle)“ in der Gliederung zeigt das BVA auf, dass es dort zahlreiche neue Themen zu berücksichtigen gibt.
Diese betreffen, wie bereits im letzten legal Update dargestellt, natürlich die direkten Eigentümer von Immobilien, sofern es sich hierbei um Auslandsgesellschaften handelt.⁴
Neben den direkten Eigentümern von Immobilien sind aber auch die mittelbaren Eigentümer nach der Ansicht des BVA meldepflichtig im deutschen Transparenzregister gemäß § 20 Abs. 1 S. 2 des Gesetzes über das Aufspüren von Geldern aus schweren Straftaten (GwG) in Verbindung mit § 1 Abs. 3, Abs. 3a Grunderwerbssteuergesetz. In beiden Fällen gilt eine Eigentumsquote von mindestens 90%. Abweichend von der üblichen Logik bei Eintragungen in das deutsche Transparenzregister werden diese 90% als „durchgerechnete“ Quote verstanden.
Sofern die Gesellschaft aus anderen Gründen schon im deutschen oder einem ausländischen Transparenzregister eingetragen ist, ist eine erneute Eintragung unter Bezug auf den Immobilienbesitz entbehrlich (§ 20 Abs. 1 S. 3 GwG).
Die Eintragungspflicht besteht dabei regelmäßig seit dem 28.12.2022. Zu melden sind dabei alle Zeiträume für die der Immobilienbesitz bestand (wobei für Zeiten vor dem 01.10.2017 diese Angabe ausreicht).
In der Praxis bedeutet dies, dass im Falle von Immobilienbesitz in der Gruppe zu prüfen ist, ob die direkt die Immobilie haltende Gesellschaft gemeldet ist, aber auch alle Anteilseigner eine Eintragung in einem der europäischen Transparenzregister (einschließlich dem deutschen) bereits vorweisen können.
2. Eintragung des faktisch wirtschaftlich Berechtigten nach konkreter Prüfung.⁵
Bei der Eintragung des faktisch wirtschaftlich Berechtigten ist gemäß den Vorgaben des Sanktionsdurchsetzungsgesetzes II anzugeben, ob dieser eingetragen wurde, weil keine tatsächlichen wirtschaftlichen Berechtigten vorhanden sind oder diese trotz umfassender Ermittlung nicht ermittelt werden konnten.
Diese Anforderungen sind für eine Vielzahl von Gesellschaften in der Praxis höchst bedeutsam: Bislang wurde die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten insbesondere bei Anteilseignerstrukturen über mehrere Länder und unter Berücksichtigung verschiedener Rechtsgestaltungen häufig vereinfacht durchgeführt oder abgebrochen. Aus Vereinfachungsgründen wurden dann die faktisch wirtschaftlich Berechtigten, mithin die Geschäftsleitung, erfasst.
Dies geht nun nicht mehr in dieser vereinfachten Form, da mit der ausdrücklichen Bestätigung auch eine Bebußung eventueller Angaben nach den Vorschriften des § 56 Abs. 1 Nr. 55 ff. GwG vereinfacht möglich sein wird.
Es ist daher aus Sicht der Beratung anzuraten, die entsprechenden Eintragungen zu prüfen und auch die nach § 20 Abs. 3a GwG bestehenden Auskunftsrechte wahrzunehmen und sowohl die Antworten als auch eventuelle Nichtantworten und weitere Nachfragen zu dokumentieren.
Für die Anteilseigner gilt es, die Mitteilungspflichten nach § 20 Abs. 3 GwG entweder durch Auskunft an die Gesellschaft zu erfüllen oder nach § 20 Abs. 4 GwG für die anderweitige Erfüllung der Pflichten zu sorgen (z.B. durch zentrale Erfüllung der Pflichten zum Transparenzregister durch eine (Stabs-)Abteilung).
3. Herausrechnen eigener Anteile kann zu ständigen Änderungen der Prozentsätze führen.⁶
Klargestellt wurde auch, dass bei der Berechnung der wirtschaftlichen Berechtigung eigene Anteile der Gesellschaft nicht berücksichtigt werden, womit die Bezugsgröße von den insgesamt ausgegebenen Anteilen abweichen kann. Da sich die eigenen Anteile der Gesellschaft verändern können, ist hier eventuell bei jeder Änderung die Aktualität der hinterlegten Meldungen im Transparenzregister zu prüfen. Dies gilt umso mehr, als die prozentualen Anteile auf zwei Nachkommastellen genau anzugeben sind⁷ und (!) stets aufzurunden ist⁸.
Für die Praxis bedeutet dies, die Berechnung regelmäßig (in dokumentierter Weise) zu prüfen und gegebenenfalls die Eintragungen zu aktualisieren.
4. Mehr als 100% wirtschaftlich Berechtigte nun möglich.
In den Anfängen des Transparenzregisters war eine wirtschaftliche Berechtigung nur bis 100% möglich. Dies führte in Treuhandkonstellationen oder abweichenden Stimmrechts- und Kapitalanteilskonstellationen regelmäßig zu Eintragungsproblemen. Nun ist es möglich und sogar gewollt, dass alle Konstellationen erfasst werden, so dass die wirtschaftliche Berechtigung für die einzelne Gesellschaft im Zweifel auch über 100% liegen kann (als Beispiel sei hier die folgende Konstellation geschildert: A hält 40% der Stimmrechte und 60% der Kapitalanteile an der 1GmbH. B hält die jeweils anderen Anteile. Die 1GmbH hält 100% der Anteile an der 2GmbH. Damit sind sowohl A als auch B nun mit jeweils 60% wirtschaftlich Berechtigte (einmal wird auf die Stimmrechte und einmal auf die Kapitalanteile abgestellt). In Summe der Prozentsätze gibt es daher nun 120% wirtschaftlich Berechtigter (in unterschiedlichen Klassen).⁹
Möglich ist dieses Ergebnis auch bei Vetorechten oder Treuhandverhältnissen.
Für die Praxis heißt dies, dass die Eintragungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben unter Berücksichtigung der verschiedenen Eintragungsmöglichkeiten sicherheitshalber erneut geprüft werden sollten.
5. Die Meldezeiträume sind zu beachten.
Die Regelungen zur Verpflichtung zur Eintragung in das Transparenzregister sind bereits 2017 in Kraft getreten. So muss grundsätzlich jede Gesellschaft ab diesem Zeitpunkt die Eintragungen vorhalten. Eine Ausnahme gilt dann, wenn sich die Gesellschaft bis zum 01.08.2021 auf den § 20 Abs. 2 GwG a.F (Stichwort: Mitteilungsfiktion). berufen konnte. In diesem Fall ist spätestens ab Ablauf der Übergangsfristen eine Eintragung vorzuweisen.¹º
Für die Praxis bedeutet dies, dass eine vollständige Dokumentation auch der bis August 2021 vorliegenden Zeiträume zu erfolgen hat, um den Nachweis der Befreiung führen zu können. Ab August 2021 sind alle Änderungen unmittelbar zu melden (gewesen) und nach Ablauf der entsprechenden Übergangsfristen (je nach Rechtsform spätestens am 31.12.2022) auch die unveränderten Daten des/der wirtschaftlich Berechtigten.
6. Angabe des Datums der Eintragung in das Handelsregister.
Eine Vielzahl von Unstimmigkeitsmeldungen in der Praxis basieren auf dem Datum der Gültigkeit der Meldung. Insbesondere bei faktisch wirtschaftlich Berechtigten war bislang das Datum des Gesellschafterbeschlusses anzugeben, da sich ab diesem Zeitpunkt die wirtschaftliche Berechtigung für die Gesellschaft änderte. Dieses Datum wird aber nicht im Handelsregister eingetragen, so dass eine Überprüfung des Datums durch den Verpflichteten nicht möglich war. Viele Verpflichtete haben daher sicherheitshalber Unstimmigkeitsmeldungen abgegeben. Das BVA löst diese Thematik dergestalt, dass für die Eintragung der Wirksamkeit der wirtschaftlichen Berechtigung auch das Datum der Eintragung im Handelsregisters sein kann.¹¹
Für die Praxis hat diese Änderung scheinbar einen positiven Aspekt: Die Unstimmigkeitsmeldungen gehen zurück. Dennoch ist die Erleichterung auch mit Risiken verbunden: Die Eintragung ins Transparenzregister hat gemäß § 20 Abs. 1 S. 1 GwG unverzüglich zu erfolgen. Die Unverzüglichkeit könnte nicht eingehalten sein, wenn zunächst die Eintragung der neuen Situation in das Handelsregister abgewartet wird.
7. Keine Unstimmigkeitsmeldung, wenn Vornamen nicht vollständig hinterlegt.
Der letzte Punkt ist eine Erleichterung. Im Transparenzregister sind alle Vornamen des wirtschaftlich Berechtigten zu hinterlegen¹². Dies ist eine Herausforderung, wenn der wirtschaftlich Berechtigte nur über eine Kette von Gesellschaften ermittelt wurde und dort eventuell nicht alle Angaben weitergegeben wurden, da beispielsweise die Person nur unter einem Rufnamen bekannt ist und die weiteren formalen Vornamen nie benutzt werden. Gleiches kann sich beim Abgleich mit dem Handelsregister ergeben haben, in dem entweder alle oder nur einige Vornamen hinterlegt waren. Sofern dies bei anderen Verpflichteten aufgefallen ist, waren diese zur Abgabe einer Unstimmigkeitsmeldung aufgefordert.
Dies hat das BVA nun geändert. Soweit nur die Eintragungen der Vornamen abweicht, ist eine Unstimmigkeitsmeldung nicht mehr erforderlich.¹³
Für die Praxis hat dies enorme Auswirkungen, da die Abklärung der Thematik gerade in großen internationalen Einheiten nicht immer einfach oder zweifelsfrei möglich war. Da nun die Verpflichteten keine Unstimmigkeitsmeldung mehr abgeben müssen, ist eine Reduzierung der Anfragen zu erhoffen. Jedoch sollte jede Gesellschaft im Zuge der Eintragung sicherstellen, dass die Daten vollständig sind und (sofern zutreffend) mit dem Handelsregister oder den Gesellschafterlisten übereinstimmen.
In diesem Zuge sei darauf hingewiesen, dass diese Erleichterung nicht bei der Abweichung von Wohnorten gilt. Es ist also weiterhin sicherzustellen, dass die Angabe des Wohnortes in allen Dokumenten identisch und ständig aktualisiert erfolgt.
8. Schlussbemerkungen
Die neuen FAQ des Bundesverwaltungsamtes nehmen dankenswerterweise eine Vielzahl von Themen auf und konkretisieren die Anforderungen. Zu den aus unserer Perspektive wesentlichen Themen haben wir Ihnen vorstehend die Informationen und Auswirkungen auf die Praxis zusammengestellt.
Das Transparenzregister selbst ist jedoch weiterhin ein Quell von ständigen Änderungen. Diese Änderungen betreffen auch teilweise Ergänzungen bereits erfolgter Eintragungen, weshalb auch die Aktualisierung und Dokumentation unter besonderer Beachtung stehen sollten.
Autoren: Arne Engels und Katarina Gemmerich
[1] Änderungen im Transparenzregister durch das Sanktionsdurchsetzungsgesetz II | GÖRG (goerg.de).; [2] https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Aufgaben/ZMV/Transparenzregister/Transparenzregister_FAQ.html.; [3] Änderungen durch noch nicht in Kraft getretene Gesetze sind nicht berücksichtigt.; [4] S. 5 der FAQ.; [5] S. 10 der FAQ.; [6] S. 11 der FAQ.; [7] S. 30 der FAQ.; [8] S. 29, 47 der FAQ.; [9] Beispiel nach S. 19 der FAQ.; [10] S. 30 der FAQ.; [11] S. 30 der FAQ.; [12] S. 29 der FAQ.; [13] S. 35 der FAQ.
