Gegenstand dieser Datenschutzhinweise ist die Information darüber, welche personenbezogenen Daten GÖRG (nachfolgend auch „wir“) im Rahmen des Mandatsverhältnisses und von Dritten verarbeitet und wie diese von uns genutzt werden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Postanschrift.
Für die Nutzung unseres Internetauftritts gelten gesonderte Datenschutzhinweise. Informationen zum Datenschutz
Sofern im folgenden Text zwecks besserer Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet wird, sind damit männliche, weibliche und diverse Personen gleichermaßen gemeint.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB, Kennedyplatz 2, 50679 Köln, Telefon 0221-33660-0, Telefax 0221-33660-80, Email datenschutz [at] goerg.de (datenschutz[at]goerg[dot]de)

2. Datenschutzbeauftragte

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälte mbB, Datenschutzbeauftragter, Kennedyplatz 2, 50679 Köln, E-Mail: dsb [at] goerg.de (dsb[at]goerg[dot]de)

3. Arten von Betroffenen, Kategorien von Daten, Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen unserer anwaltlichen Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere von folgenden Arten von Betroffenen:

• Mandanten und deren Mitarbeiter, Vertreter, Berater und sonstige Vertragspartner der Mandanten,
• Gegenparteien und deren jeweilige Vertreter und Mitarbeiter, • andere Berater/Dienstleister (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Consultants, kooperierende Kanzleien, Detekteien, Übersetzer, Sachverständige etc.), die mit dem Mandat befasst sind, sowie deren jeweiligen Vertreter und Mitarbeiter,
• Dritte wie Gerichtspersonal, Zeugen und andere natürliche Personen, die mit dem Mandat befasst sind.

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir zum Teil direkt von den Mandanten und deren Mitarbeitern, zum Teil auch von Dritten (z.B. anderen GÖRG-Gesellschaften, anderen Beratern, Gegenparteien, Behörden, Versicherungsgesellschaften, öffentlichen Quellen wie Handelsregister, Internet etc.) erheben:

• Daten zur Identifizierung des Mandanten oder des Dritten (z.B. Ausweiskopien, Daten aus Handelsregisterauszügen),
• Kontaktdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefaxnummer, Telefonnummer, Funktion/Position),
• Kommunikationsdaten,
• Mandatsdaten, also Daten, die wir zur Bearbeitung des Mandats entweder erhalten oder selbst erstellen,
• Abrechnungsdaten,
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind,
• sonstige Informationen, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben notwendig sind (z.B. wirtschaftliche Verhältnisse, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten).

Sie sind zur Bereitstellung der Daten mit Ausnahme der Identifikationsdaten nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet. Jedoch ist die Bearbeitung des Mandats im Falle einer Nichtbereitstellung der Daten gegebenenfalls nicht möglich.

Wir verarbeiten die Daten zu den folgenden Zwecken:

Vorvertragliche Maßnahmen zur Anbahnung des Mandatsverhältnisses:

• Identifizierung des (potenziellen) Mandanten (einschließlich Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, der für sie auftretenden Personen sowie deren Bevollmächtigung),
• Abgleich mit Sanktionslisten,
• Konfliktprüfung zur Vermeidung von Interessenkollisionen,
• Erstellung von Angeboten und Kostenschätzungen.

Durchführung des Mandatsverhältnisses:

• Beratung und Vertretung des Mandanten, u.a. zur Geltendmachung und Verteidigung der Rechte des Mandanten, einschließlich der Korrespondenz mit dem Mandanten und weiteren Beratern, Verfahrensgegnern sowie mit Gerichten, Behörden und sonsti gen Dritten,
• Abrechnung. 

Interne Verwaltung:

• Handaktenführung,
• Buchführung,
• Betrieb von IT- und Kommunikationssystemen.

Anspruchsdurchsetzung:

• Geltendmachung oder Abwehr etwaiger gesetzlicher oder vertraglicher Ansprüche gegenüber den Mandanten.

Erfüllung gesetzlicher Vorgaben:

• Durchführung von Geldwäscheprüfungen,
• Aufbewahrung von Unterlagen zur Erfüllung berufs-, geldwäsche-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten so wie zu Beweiszwecken zur etwaigen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen etc.

Pflege der Mandantenbeziehung und Marketing:

• Zusendung von Werbung für die Leistungen unserer Sozietät (z.B. Newsletter, Informationen zu relevanten gesetzlichen Neue rungen, aktueller Rechtsprechung, Einladungen zu fachlichen und sozialen Veranstaltungen etc.),
• Veröffentlichungen von Deal-Meldungen und anderen Pressemitteilungen,
• Benennung von Referenzen für Veröffentlichungen juristischer Fachverlage und anderer Presseverlage.

Daten von Dritten:

• Geltendmachung oder Abwehr etwaiger gesetzlicher oder vertraglicher Ansprüche
• Identifizierung der betroffenen Person (ggf. einschließlich Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, der für sie auftretenden Perso nen sowie deren Bevollmächtigung),
• Kommunikation und Korrespondenz,
• Klärung von Sachverhalten

4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Anbahnung und Durchführung des Mandatsverhältnisses:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erfor derlich. Aufgrund der Einwilligung des Betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO bzw., soweit besondere Kategorien von personenbezogenen Daten betroffen sind (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur Gewerkschaftszugehörigkeit, zu religiösen Über zeugungen etc.), aufgrund der Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a, b und f) DSGVO.

Interne Verwaltung:

Soweit die internen Verwaltungsmaßnahmen nicht der Anbahnung und Durchführung des Mandatsverhältnisses dienen, erfolgen sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben genannten Zwecken.

Anspruchsdurchsetzung: 

Die Verwendung von Daten zur Geltendmachung oder Abwehr etwaiger gesetzlicher oder vertraglicher Ansprüche erfolgt gem. § 24 Abs. 1 Nr. 2 BDSG oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den vorgenannten genannten Zwecken.

Erfüllung gesetzlicher Vorgaben:

Die Verwendung der Daten zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs.. 1 lit. c) DSGVO.

Pflege der Mandantenbeziehung und Marketing:

Die Verarbeitung der Daten zu diesen Zwecken erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO bzw., soweit es um E-Mail-Werbung geht, aufgrund der Einwilligung des Betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben genannten Zwecken.

Verarbeitung Daten Dritter:

Eine Verbreitung von Daten Dritter, die keine Mandanten sind erfolgt auf Grundlage einer gesetzlichen Vorgabe i.S.d Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben genannten Zwecken.

5. Kategorien von Empfängern der Daten

Unter Umständen kann es erforderlich sein, dass wir personenbezogene Daten mit Dritten austauschen. In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

• andere GÖRG-Gesellschaften und GÖRG-Notariate,
• kooperierende Rechtsanwalts-, Steuerberater- und/oder Wirtschaftsprüferkanzleien außerhalb der GÖRG-Gesellschaften,
• weitere Berater, Dienstleister oder Geschäftspartner des Mandanten,
• Versicherer,
• gegnerische Parteien,
• Gerichte, Behörden und andere öffentliche Stellen,
• Presseverlage,
• IT-Dienstleister, z.B. Dienstleister, die uns bei dem Betrieb und der Wartung unserer IT-Systeme unterstützen, Dienstleister bzw. Anbieter von Audio- und Videokonferenz-Lösungen, Cloud-Dienstleister (hierzu näher unter Ziffer 6),
• sonstige von uns eingesetzte Dienstleister/Geschäftspartner, die uns bei unserer Geschäftstätigkeit unterstützen (z.B. Sachverständige, Übersetzungsbüros, Agenturen, Versandunternehmen, Druckereien, Papiervernichtungsdienstleister, Banken, Auskunfteien, Detekteien, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater etc.).

6. Cloud-Dienstleister

Wir verwenden insbesondere den Cloud-Dienst Microsoft 365, über den wir unter anderem die Microsoft Office-Anwendungen (Word, Outlook, Excel, PowerPoint etc.) sowie Microsoft Teams und Microsoft SharePoint nutzen. Wir nehmen hierbei die Zusicherungen von Microsoft im Rahmen der von Microsoft angebotenen Lösung „EU-Datengrenze“ (EU Data Boundary) in Anspruch, damit die mithilfe der Microsoft-Anwendungen verarbeiteten Daten innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert werden. Weitere Informationen zu den technischen Gegebenheiten teilen wir auf Wunsch mit Ihnen. Sprechen Sie uns gerne an.

7. Einsatz von KI-Technologien

Wir setzen zur Unterstützung unserer juristischen Arbeit und zur effizienten Bearbeitung Ihrer Anliegen, mithin auch in Ihrem Interesse moderne KI-Technologien (z. B. zur Textanalyse oder Recherche) ein. Dieser Einsatz erfolgt ausschließlich unter Beachtung der internen KI-Richtlinie. Die Verwendung von personenbezogenen Daten bei cloudbasierten Tools erfolgt dabei nicht. Alle Ergebnisse werden durch qualifizierte Juristinnen und Juristen geprüft. Sie werden risikobasiert eingesetzt und in einem KI Register dokumentiert:

Zweck: Unterstützung bei der Dokumentenstrukturierung, Fehlerprüfung und juristischen Recherche.

Keine automatisierte Entscheidung: Die KI dient lediglich als Hilfsmittel. Jedes Ergebnis wird durch unsere Rechtsanwälte persönlich geprüft; eine rein automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Datensicherheit: Wir verwenden ausschließlich Enterprise-Lösungen, die ein Training der KI-Modelle mit Mandantendaten aus schließen und höchste Sicherheitsstandards gewährleisten.

Datenlokalisierung: Die Verarbeitung der Daten erfolgt grundsätzlich auf eigenen Servern und in Ausnahmen über die Cloud aber nur innerhalb der EU.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Mandatsbearbeitung und Qualitätssteigerung (Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. f) DSGVO) bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. b) DSGVO) sofern die KI-Nutzung zur Bearbeitung des Mandats erforderlich ist. Bei besonders sensiblen Daten oder wenn die KI-Nutzung über die Standardbearbeitung hinausgeht, dann erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten nur nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. a) DSGVO).

8. Datentransfer in Drittländer

Grundsätzlich erfolgt eine Verarbeitung der Daten ausschließlich innerhalb der EU. Es kann im Einzelfall jedoch notwendig werden, dass wir Daten auch an Stellen außerhalb der EU übermitteln bzw. diesen offenlegen, wenn die geltenden Datenschutzvorschriften dies erlauben. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn wir in Abstimmung mit dem Mandanten ausländische Kanzleien ein schalten, um das Mandat gemeinsam mit diesen zu bearbeiten. Ein Transfer von Daten in Drittländer erfolgt in der Regel auf Basis einer oder mehrerer der nachfolgenden Rechtsgrundlagen/Garantien:

• Erfüllung unseres Mandatsvertrags gemäß Artikel 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO,
• Einwilligung gemäß Artikel 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO,
• Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 DSGVO (z.B. für die Schweiz, das Vereinigte Königreich und die USA), 
• Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Artikel 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO.

Sollten Sie weitere Informationen zu den geltenden Rechtsgrundlagen/eingesetzten Garantien benötigen, sprechen Sie uns an.

9. Speicherdauer

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gespeichert und danach gelöscht. Darüber hinaus speichern wir die Daten, soweit gesetzliche, insbesondere berufs-, geldwäsche-, handels-, sozial- und/ oder steu errechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. gemäß BRAO, GWG, AO, EStG, UStG, HGB, SGB IV). Je nach Art der Daten können Aufbewahrungspflichten von bis zu sechs oder auch bis zu zehn Jahren bestehen. Eine längere Aufbewahrung der Daten erfolgt nur in dem Fall, das Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben.

10. Rechte des Betroffenen

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Be schwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzel heiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten per sonenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts ansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; 
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

11. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e), f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@görg.de