Coronavirus und Hauptversammlungssaison 2021 – Anpassung der Regelungen zur virtuellen Hauptversammlung

München, 03.02.2021

Durch das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (COVMG) vom März 2020 wurde die Möglichkeit von virtuellen Haupt- und Gesellschafterversammlungen eingeführt. Das BMJV hatte die ursprünglich auf das Jahr 2020 befristete Geltungsdauer des Gesetzes durch Verordnung (GesRGenCOVMVV) im Oktober 2020 bis Ende 2021 verlängert. Kurz vor Jahresschluss hat der Gesetzgeber weitere Änderungen beschlossen.

Einleitung

Mit Art. 11, 12 und 14 des „Gesetzes zur weiteren Verkürzung der Restschuldbefreiung und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie Miet- und Pachtrecht“ (nachfolgend: GesRGenCOVMAnpG) hat der Gesetzgeber sowohl die Geltung des COVMG auf 2021 erstreckt als auch Modifikationen für virtuelle Hauptversammlungen vorgenommen. Diese Modifikationen beruhen auf den Erfahrungswerten aus 2020 und passen das Gesetz im Ganzen an. Hierbei wird das Fragerecht der Aktionäre gestärkt, die Einreichungsfrist für Fragen zugunsten der Aktionäre geändert und eine Antragsfiktion eingeführt.

Fragemöglichkeit „erstarkt” zu Fragerecht

§ 1 II 1 Nr. 3 COVMG a.F. sah als Voraussetzung für die Zulässigkeit einer virtuellen Hauptversammlung vor, dass „den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt“ werden muss. Anstelle dieser bloßen Fragemöglichkeit hat der Gesetzgeber den Aktionären nun ein Fragerecht zugebilligt und sich damit der vor-pandemischen Lage nach § 131 AktG und den Vorgaben der Aktionärsrechterichtlinie bei börsennotierten Gesellschaften wieder angenähert. Dennoch bleibt es – trotz der Erstarkung zum Fragerecht – dabei, dass der Vorstand nach „pflichtgemäßem, freien Ermessen [entscheidet], wie er Fragen beantwortet.“

Korrespondierend zum Fragerecht besteht die Änderung nun in einer Antwortpflicht. Das Ermessen des Vorstands bei der Beantwortung von Fragen umfasst daher nur noch das „Wie“ der Beantwortung und nicht mehr das „Ob“. Das stellt eine erhebliche Änderung gegenüber der Rechtslage zu § 1 II 1 Nr. 3 COVMG aF dar, bei der die Gesetzesbegründung der Fraktionen CDU/CSU und SPD (BT Drs. 19/18110, S. 26) noch explizit davon ausging, dass gerade kein Recht auf eine Antwort bestand. Die Entscheidung, in welcher Form die Beantwortung erfolgt, unterliegt damit weiterhin dem Ermessen des Vorstands. Er kann somit – so zumindest ist es den Reden im Bundestag zu entnehmen – Fragen schriftlich oder mündlich beantworten (BT. PlPr 19/202, S. 25382 A). Die genaue Bedeutung des „pflichtgemäßen, freien Ermessens“ bleibt jedoch weiterhin im Dunkeln (vgl. zum COVMG auch das GÖRG Legal Update vom 27. März 2020).

Offen ist dabei weiterhin, inwieweit eine eingeschränkte gerichtliche Überprüfbarkeit der Entscheidung des Vorstands aufgrund eben dieses „pflichtgemäßen, freien Ermessens“ gegeben ist. Trotz der dem Vorstand nunmehr obliegenden Antwortpflicht ist das ihm im Hinblick auf die Durchführung der Versammlung eingeräumte Ermessen weiterhin als weit zu beurteilen. Eine gerichtliche Überprüfung ist damit auf Ermessensüberschreitungen beschränkt. Dies folgt aus einem Zusammenspiel mit § 1 VII COVMG, welcher eine Anfechtung von Beschlüssen unter Verletzung von Absatz 2 – also auch der Ermessensregel – nur zulässt, wenn der Gesellschaft Vorsatz nachzuweisen ist.

Einreichungsfrist für Fragen

Bisher war in § 1 II 2 Hs. 2 COVMG a.F. geregelt, dass der Vorstand zur Einreichung von Fragen eine Frist von zwei Tagen vor der Versammlung vorgeben konnte. Diese Frist wurde nun auf einen Tag abgeändert. Aktionäre haben somit länger Zeit, ihre Fragen vorab einzureichen.

Trotz der Kodifizierung der praktischen Erfahrungen bleiben die schon im Laufe des Jahres 2020 aufgetretenen Probleme zur Fristberechnung weiterhin ungelöst. Eine Klarstellung, ob es sich um eine echte Zwischenfrist (i.S.d. § 121 VII AktG), eine Frist mit Bezug auf das Ende des zweiten (nun ersten) Tages vor der Versammlung (i.S.d. §§ 187, 188 BGB) oder mit Bezug auf 48 Stunden (nun 24 Stunden) handelt, ist nicht erfolgt. Bei einer echten Zwischenfrist nach § 121 VII AktG würde der Tag der HV nicht mitgerechnet werden. Somit müsste zwischen den beiden Ereignissen nunmehr ein voller Tag liegen. Die Ereignisse sind hier der Tag der letztmöglichen Einreichung und der Tag der Hauptversammlung. Bei Anwendung jeder der drei Möglichkeiten ergibt sich jeweils ein anderer „Schlusszeitpunkt“. Am nächsten an der Hauptversammlung – und somit der rechtssicherste Weg – liegt die Berechnung mit Bezug auf den Ablauf des Vortages, §§ 187, 188 BGB. 24 Stunden mehr Zeit für die Fragenbeantwortung hätte der Vorstand dagegen bei Zugrundelegung einer echten Zwischenfrist.

Darüber hinaus kann die Gesellschaft auch erlauben, dass während der Hauptversammlung Fragen online gestellt werden, und von der Ausschlussregelung mithin keinen Gebrauch machen. Allerdings ist bei Einräumung dieser Möglichkeit zu beachten, dass die während der Versammlung gestellten Fragen dann auch beantwortet werden müssen.

Fiktion der Antragstellung in der Hauptversammlung

Ebenfalls neu ist die Regelung des § 1 II 3 COVMG. Danach sind nunmehr Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 und § 127 AktG zugänglich zu machen sind, als in der Versammlung gestellt anzusehen, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

§ 126 AktG regelt die Veröffentlichungspflicht von Anträgen von Aktionären (vorbehaltlich der Ausschlusstatbestände), die 14 Tage vor der Hauptversammlung als begründete Gegenanträge gegen einen Vorschlag des Vorstands und des Aufsichtsrates zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersandt worden sind. Selbiges gilt für einen Wahlvorschlag für Aufsichtsratsmitglieder oder Abschlussprüfer. Aus der nunmehr eingefügten Regelung ergibt sich also Folgendes: Ist ein Aktionär angemeldet, legitimiert und hat rechtzeitig einen Antrag zur Tagesordnung gestellt, muss die Hauptversammlung über diesen Antrag abstimmen, auch wenn der Aktionär an der Versammlung nicht teilnimmt.

Der Gesetzgeber folgt hierbei einem Teil der Hauptversammlungspraxis aus dem Jahr 2020 und kodifiziert sie. Die Fiktion ist jedoch auf Gegenanträge und Wahlvorschläge beschränkt. Geschäftsordnungsanträge sind auf diesem Wege weiterhin nicht möglich.

Fortgeltung der sonstigen Regelungen in der Hauptversammlungssaison 2021

Im Übrigen bleibt es bei den durch das COVMG eingeführten Vorschriften für die Aktiengesellschaften. Insbesondere kann die Einberufungsfrist für eine Hauptversammlung weiterhin – in Abweichung von § 123 I AktG – auf 21 Tage verkürzt werden. Auch die ordentliche Hauptversammlung muss nicht – wiederum in Abweichung von § 175 I 3 AktG – innerhalb von acht Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, sondern kann innerhalb von zwölf Monaten stattfinden, § 1 III, V COVMG.

Dies hat unter Umständen auch Auswirkungen für die Amtszeit von Aufsichtsratsmitgliedern. Ein Aufsichtsratsmitglied, dessen Amtszeit mit dem Ende der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr 2020 nach Beginn der Amtszeit beschließt, endet, bleibt somit im Extremfall bis Ende 2021 im Amt. Dieser Fall tritt dann ein, wenn die relevante Hauptversammlung später als acht Monate nach Ende des Geschäftsjahres, aber innerhalb der Zwölf-Monatsfrist stattfindet. Endete das Geschäftsjahr der Gesellschaft am 31. Dezember 2020, kann die über die Entlastung abstimmende Hauptversammlung spätestens Ende Dezember 2021 stattfinden. Wird die Zwölf-Monatsfrist jedoch überschritten, endet die Amtszeit der betroffenen Aufsichtsratsmitglieder mit dem Ablauf der zwölf Monate und eine gerichtliche Bestellung würde ggf. notwendig (vgl. BGH NZG 2002, 916).

Auch das eingeschränkte Anfechtungsrecht (§ 1 VII COVMG) und die Ermächtigung des Vorstands zu Abschlagzahlungen (§ 1 IV COVMG) bleiben bestehen.

Exkurs zu weiteren Rechtsformen:

Die Abstimmung im Umlaufverfahren bei der GmbH gem. § 48 II GmbHG bleibt ebenfalls möglich (vgl. § 2 COVMG). Des Weiteren werden die Regelungen für Vereine und Stiftungen (sowie deren Organe) an die für die Aktiengesellschaften geltenden Regelungen angeglichen (vgl. § 5 II–IIIa COVMG).

Zeitlicher Anwendungsbereich

Die dargestellten Änderungen für Hauptversammlungen treten nach Art. 14 III GesRGenCOVMAnpG zum 28. Februar 2021 in Kraft. Das Gesetz knüpft dabei nicht an den Tag der Einberufung, sondern an den Tag der Hauptversammlung an. Damit finden die Neuerungen auf sämtliche Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 28. Februar 2021 stattfinden.

Soll die Hauptversammlung noch unter der bisherigen Rechtslage abgehalten werden, ist Eile geboten. Der Tag der Hauptversammlung muss vor dem 28. Februar liegen. Legt man die verkürzte Einberufungsfrist von 21 Tagen zugrunde, muss die Einladung zur Hauptversammlung noch in den ersten Februartagen veröffentlicht werden.

Fazit

Für Hauptversammlungen, die nach dem 28. Februar 2021 stattfinden, gelten punktuell modifizierte Anforderungen. Diese Regelungen berücksichtigen die Erfahrungen aus dem ersten Pandemiejahr 2020 und sorgen somit an mancher Stelle für eine Annäherung an die „ausgesetzte“ Rechtslage und bewirken dadurch eine Stärkung der Aktionärsrechte. Dennoch bleiben einzelne Unklarheiten bestehen. Diesen sollte mit Umsicht begegnet werden.

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