„Gutes Regieren für ein schnelleres, digitales und handlungsfähiges Deutschland“ – so überschreibt das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BDMS) das Vorwort seiner „Modernisierungsagenda – für Staat und Verwaltung (Bund)“ (im Folgenden: Modernisierungsagenda).[1]

Der Bundeskanzler und die Regierungschefs der Länder beschlossen im Oktober 2025 die Modernisierung der Verwaltung durch weniger Bürokratie, beschleunigte Verfahren und effizientere staatliche Strukturen. Die Agenda umfasst mehr als 200 konkrete Maßnahmen.

Ziel der Agenda 

Die Modernisierungsagenda zielt darauf ab, Verwaltungsverfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen. Hierzu hat die Bundesregierung fünf Handlungsfelder definiert: spürbaren Bürokratierückbau, bessere Rechtsetzung, bürger- und unternehmenszentrierten Service, zukunftsgerichtetes Personal sowie strategisches Personalmanagement.

Entscheidungen, Prozesse und Strukturen der öffentlichen Verwaltung sollen im Rahmen umfangreicher Strukturreformen modernisiert und vereinfacht werden. Änderungen sollen insbesondere die Verwaltungsverfahrensgesetze von Bund (VwVfG) und Ländern erfahren.

Die folgenden Ausführungen geben einen Überblick über die wesentlichen geplanten Änderungen des VwVfG und beleuchten, inwiefern die Modernisierungsagenda den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (im Folgenden: KI) in der Verwaltung vorantreibt.

Geplante Änderungen im VwVfG

Für einen Bürokratieabbau setzt die Bundesregierung auf eine praxisnahe Umsetzung von Recht.

Maßnahmen wie die Erhöhung von Schwellenwerten, die Ausweitung von Ermessensspielräumen, Genehmigungsfiktionen und Stichtagsregelungen sollen bürokratische Hürden insbesondere in Planungs- und Genehmigungsverfahren beseitigen.

Für Unternehmen bedeutet dies weniger Dokumentationspflichten, kürzere Bearbeitungszeiten und einen schlankeren Verwaltungskontakt. Angestrebt werden eine Reduzierung der Bürokratiekosten um 25 % (rund 16 Mrd. Euro) sowie eine Absenkung des Erfüllungsaufwands um 10 Mrd. Euro. Insbesondere mittelständische Unternehmen dürften hiervon profitieren.

Abbau und Modernisierung von Formerfordernissen

Die angeordnete Schriftform – die nach geltendem Recht grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift bzw. nach § 3a Abs. 2 VwVfG eine qualifizierte elektronische Signatur erfordert – soll künftig zur Erleichterung der Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern durch einfache elektronische Kommunikation, insbesondere E-Mails, ersetzt werden können. Bund und Länder müssen dann für den Geschäftsverkehr zwischen Bürger und Verwaltung die Nutzung von E-Mails zulassen; dies gilt grundsätzlich auch für den Erlass von Verwaltungsakten. Allerdings wirft die weitgehende Abkehr von der Schriftform Fragen hinsichtlich der Rechtssicherheit, der Authentizität und der Manipulationsanfälligkeit auf, die bislang nicht hinreichend adressiert werden.

Spezialgesetzliche Abweichungen zugunsten der Schriftform oder einer strengeren Form bedürfen einer ausdrücklichen Bezeichnung und sind nur zulässig, soweit zwingend erforderlich.

Einschränkung des Widerspruchsverfahrens und des Amtsermittlungsgrundsatzes

Ab 2028 soll das Widerspruchsverfahren nach § 68 der Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) nur noch statthaft sein, wenn es ausdrücklich gesetzlich vorgesehen ist. Maßgeblich ist, ob das Vorverfahren einen verkürzenden Einfluss auf die Gesamtverfahrensdauer hat. Kritisch zu bewerten ist, dass mit der weitgehenden Abschaffung des Widerspruchsverfahrens ein niedrigschwelliger, kosteneffizienter Rechtsschutz entfällt, der gerade für Bürger ohne anwaltliche Vertretung eine wichtige Funktion der behördlichen Selbstkontrolle erfüllt.

Darüber hinaus wird geprüft, ob der Amtsermittlungsgrundsatz in Verfahren mit Dritteinwendungen eingeschränkt werden kann. Die Behörde soll in diesen Fällen nur die vom Dritten hinreichend konkret vorgetragenen sowie die ihr bereits bekannten Tatsachen prüfen müssen.

Stichtagsregelung

In langwierigen Planungs- und Genehmigungsverfahren können sich die Sach- und Rechtslage, technische Regelwerke und Fachkonventionen während des laufenden Verfahrens ändern, was häufig zu Verzögerungen führt. Um dem entgegenzuwirken, soll das VwVfG bis zum 30. Juni 2026 eine Stichtagsregelung für die Schutzgüter nach dem UVPG erhalten. Danach wird ein fester Beurteilungszeitpunkt bestimmt, ab dem nachträgliche Änderungen grundsätzlich nicht mehr berücksichtigt werden müssen. Maßgeblicher Stichtag ist der Schluss der Erörterung oder – falls keine Erörterung stattfindet – der Zeitpunkt sechs Monate nach Ablauf der Einwendungsfrist.

Der Stichtag darf zum Zeitpunkt der Genehmigungsentscheidung nicht länger als zwölf Monate zurückliegen; zudem darf die Planung nicht nach § 73 Abs. 8 VwVfG geändert worden sein.

Ergänzend soll zur Minimierung des Planungsrisikos ein sogenannter Sicherungsbescheid eingeführt werden, der dem Vorhabenträger ermöglicht, den maßgeblichen Beurteilungszeitpunkt für Sach- und Rechtslage sowie Stand der Technik bereits vor der Genehmigungsentscheidung verbindlich festzulegen. Der Bescheid kann nach §§ 48, 49 VwVfG aufgehoben werden.

Genehmigungsfiktionen

Zur Beschleunigung von Genehmigungsverfahren soll zukünftig eine Genehmigung grundsätzlich nach Ablauf von drei Monaten ab Einreichung vollständiger Unterlagen als erteilt gelten, sofern das Fachrecht keine Ausnahme vorsieht. Nach geltendem Recht greift die Genehmigungsfiktion des § 42a VwVfG für Verwaltungsakte hingegen nur ein, wenn eine Rechtsvorschrift dies ausdrücklich anordnet; dieses Regel-Ausnahme-Verhältnis soll damit umgekehrt werden. Planfeststellungsverfahren sind hiervon ausgenommen. Auch wenn durch die geplante Regelung eine Beschleunigung der Verfahren erreicht werden kann, besteht das Risiko, dass Vorhaben ohne inhaltliche Prüfung als genehmigt gelten, was insbesondere bei sicherheitsrelevanten oder umweltbezogenen Verfahren erhebliche Bedenken aufwirft. Hier wird zwingend darauf zu achten sein, Ausnahmen im Fachrecht zu implementieren.

Ergänzend ist für bestimmte Fälle eine Vollständigkeitsfiktion vorgesehen, wonach die Dreimonatsfrist unabhängig von der tatsächlichen Vollständigkeit der Unterlagen bereits mit Antragseingang zu laufen beginnt. Dies soll bis Juli 2026 etwa für die Baustelleneinrichtungserlaubnis nach § 45 StVO (ausgenommen Autobahnen) und für Sondernutzungsgenehmigungen nach Straßen- und Wegegesetzen (ausgenommen Bundes-Fernstraßengesetz) umgesetzt werden.

Anzeigeverfahren statt Genehmigungsverfahren

Zur Förderung von Anzeige- statt Genehmigungsverfahren soll das VwVfG bis zum Ende 2026 um einen neuen § 42b ergänzt werden. Dieser sieht insbesondere eine Vollständigkeitsfiktion vor: Geht dem Antragsteller nicht innerhalb eines Monats nach Eingang der Unterlagen eine anderweitige Mitteilung zu, gelten die Unterlagen als vollständig, soweit keine abweichenden Rechtsvorschriften bestehen.

Harmonisierung von Planungsverfahren

Darüber hinaus sollen bis Juli 2026 bewährte fachgesetzliche Verfahrensregelungen – insbesondere zu Fristen, Bekanntmachung, Auslegung, Beteiligung und Verfahrenswahl – in das VwVfG überführt und mit den Fristenregelungen in § 73 Abs. 2 bis 4 VwVfG vereinheitlicht werden. Abweichende Regelungen in Fachgesetzen sollen auf materiell-rechtlich notwendige Fälle beschränkt werden.

Betroffen sind zunächst beispielsweise das Energiewirtschaftsgesetz und das UVPG; bis Juli 2026 soll geprüft werden, ob weitere Gesetze wie das Bundesnaturschutzgesetz und das Wasserhaushaltsgesetz einbezogen werden können.

Wegfall des Erörterungstermins

Schließlich sollen Planungs- und Genehmigungsverfahren dadurch vereinfacht werden, dass der Erörterungstermin nicht mehr zwingend durchzuführen ist. Eine entsprechende Änderung des § 73 Abs. 6 Satz 1 VwVfG eröffnet der Behörde die bloße Möglichkeit, den Plan zu erörtern, sofern dies eine weitere Aufklärung der Sach- und Rechtslage oder eine Befriedung der Beteiligten mit sich bringen könnte. Außerdem ist beabsichtigt, der Anhörungsbehörde die Möglichkeit der sachgemäßen Beschränkung des Teilnehmerkreises einzuräumen.

KI in Verwaltungs-
verfahren

Neben den dargestellten verfahrensrechtlichen Reformen bildet der verstärkte Einsatz von Künstlicher Intelligenz ein weiteres zentrales Element der Modernisierungsagenda. Für Unternehmen und Bürger verspricht dies schnellere Bearbeitungszeiten und effizientere Verfahrensabläufe.

Effizienzsteigerung

Zur Steigerung der Effizienz der Bundesverwaltung soll KI in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden: In der Umweltverwaltung soll eine agentische KI die schnelle Auswertung fachspezifischer Daten ermöglichen; in Visumsverfahren soll KI bei der Dokumentenprüfung unterstützen. In Vergabe-verfahren werden KI-gesteuerte Unterstützungsdienste auf Bundes- und Landesebene bis Ende 2026 erprobt; der Einsatz in Förderverfahren wird ebenfalls geprüft.

Für Unternehmen, die regelmäßig mit Behörden interagieren, eröffnet der verstärkte KI-Einsatz die Aussicht auf deutlich kürzere Bearbeitungszeiten und transparentere Prozesse. Insbesondere die angestrebte "Ende-zu-Ende"-Digitalisierung mit einheitlichem Onlinezugang könnte den Verwaltungskontakt erheblich vereinfachen.

Schaffung neuer und Modernisierung bestehender Rechtsgrundlagen

Die Förderung des KI-Einsatzes setzt die Fortentwicklung bzw. Neuschaffung entsprechender Rechtsgrundlagen voraus. Die Umsetzung der KI-Verordnung und des Data-Acts soll bürokratiearm unter Bildung schlanker Strukturen erfolgen.

Bis Ende 2027 soll im VwVfG eine Ermächtigungsgrundlage für vollautomatisierte Verwaltungsakte nach dem Prinzip der Erlaubnis mit Verbotsvorbehalt geschaffen und § 35a VwVfG modernisiert werden. Ferner sollen Bund und Länder im Verwaltungsverfahrensrecht ein grundsätzliches Gebot zur digitalen Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung verankern – unter Wahrung des Diskriminierungsverbots, des Sozialstaatsprinzips und der Barrierefreiheit.  Dies könnte insbesondere standardisierte Genehmigungs- und Förderverfahren erheblich beschleunigen.

Ferner ist eine Neuregelung im Bundesdatenschutzgesetz geplant, die die Anonymisierung oder Pseudonymisierung personenbezogener Daten zum Einsatz und Training von KI-Systemen ermöglicht. Diese soll bis zur Schaffung einer unionsrechtlichen Grundlage in der Datenschutz-Grundverordnung gelten; ein entsprechender Vorschlag der Bundesregierung ist bis spätestens Ende 2027 vorgesehen.

Ausblick

Die Bundesregierung betrachtet die Modernisierungsagenda als Startpunkt und will diese kontinuierlich weiterentwickelt. Für Unternehmen und ihre Berater empfiehlt es sich, die Umsetzung aufmerksam zu verfolgen, da sich daraus erhebliche Erleichterungen im Umgang mit Behörden ergeben könnten.

Die Harmonisierungsbestrebungen bei den Verfahrensregelungen weisen in diese Richtung, wobei die Realisierbarkeit maßgeblich davon abhängt, ob sich fachgesetzliche, auf bestimmte Verfahren zugeschnittene Regelungen tatsächlich vereinheitlichen lassen. Auch die geplanten KI-Reformen bergen mit Blick auf das EU-Recht Konfliktpotential, insbesondere bei datenschutzrechtlichen Fragen.

Insgesamt lassen die geplanten Erleichterungen bei Verfahren und Form sowie die KI-Initiativen hoffen, dass Verwaltungs-verfahren künftig deutlich effizienter und weniger komplex werden – ohne, dass Rechtsschutzmöglichkeiten und Rechtssicherheit darunter leiden.

Doch die Modernisierungsagenda endet nicht bei der Verwaltung selbst: Auch für die VwGO hat die Bundesregierung konkrete Reformpläne vorgelegt, die auf eine spürbare Entlastung und Modernisierung der Verwaltungsgerichte abzielen. Welche Änderungen hier im Einzelnen geplant sind und was diese für die Praxis bedeuten, beleuchten wir in einem gesonderten Legal Update.

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